Educational offer for students coming for exchange
-
Erasmus+ / Bilateral agreements
- Tworzymy nową koszulkę w EZD (każdy wyjazd w osobnej koszulce; jeden wyjazd jednej osoby = jedna koszulka).
- Wpisujemy nazwę koszulki, która umożliwi łatwą identyfikację sprawy (format używany przez DSM:
Nazwisko Imię / Kraj (Miasto) / dd-dd.mm.rrrr - W zakładce „Nowy” wybieramy „O-DM Wyjazd zagraniczny – wniosek wyjazdowy”.
- Jeżeli planują Państwo delegację samochodem prywatnym konieczne jest dołączenie do koszulki również „O-DM Wyjazd zagraniczny – wniosek o użycie samochodu prywatnego”.
- Dokumenty należy uzupełnić (zaakceptować jako osoba delegowana)i przesłać na konto funkcyjne Działu Spraw Międzynarodowych w celu zarejestrowania koszulki.
- Po nadaniu numeru koszulka zostanie Państwu oddana i będą mogli Państwo rozpocząć proces zbierania podpisów.
Dzięki nadaniu numeru sprawie na tym etapie i zwróceniu Państwu koszulki będą Państwo mieli wgląd w stan wniosku wyjazdowego. Poprzednia procedura zakładająca nadanie numeru koszulki w jednym z ostatnich etapów powodowała, że sprawa znikała z Państwa zakładki „Przekazane”.- Dokumenty umieszczone w koszulce powinny być zaakceptowane przez osobę składającą dokumenty.
- Zgody jakie należy uzyskać przed ostatecznym przekazaniem koszulki do DSM:
- zgoda przełożonego,
- zgoda dysponenta środków (jeśli dotyczy),
- opinia Działu Projektów (jeśli dotyczy),
- potwierdzenie Działu Finansowo-Księgowego o zabezpieczeniu środków na wyjazd (jeśli dotyczy).
Jeżeli Państwa wyjazd służbowy będzie tzw. wyjazdem bezkosztowym (np. finansowanie zewnętrzne) można zostawić pustą tabelkę we wniosku wyjazdowym.- Zaakceptowany wniosek należy przekazać na konto funkcyjne Działu Spraw Międzynarodowych.
- DSM przekazuje wniosek do akceptacji Prorektor ds. Organizacji, przygotowuje polecenie wyjazdu służbowego (tzw. delegacja) oraz wszelkie zaliczki, o które Państwo wystąpią.
Jeżeli zgłoszą Państwo chęć uzyskania zaliczki w obcej walucie, konieczne jest dołączenie notatki (opcja notatka w EZD) w koszulce z danymi konta walutowego potrzebnymi do przelewu (numer IBAN konta bankowego, nazwa banku oraz SWIFT). Proszę również o umieszczenie informacji jeżeli zdecydują się Państwo na odbiór zaliczki dewizowej w gotówce.
-
Freemovers
Prosimy nie uzupełniać części kosztowej Polecenia Wyjazdu Służbowego (tzw. delegacji)!Dokumenty finansowe powinny być wystawione na dane Uniwersytetu Szczecińskiego (jeżeli jest taka możliwość) i być opisane. Opis powinien być załączony jako osobny plik i zaakceptowany przez osobę delegowaną. W przypadku dokumentów nieposiadających danych US i opłaconych elektronicznie konieczne jest dołączenie potwierdzenie transakcji bankowej.- Dokumenty konieczne do przekazania do DSM po powrocie:
– „D-FK Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) – wzór bez danych” z wpisaną trasą przejazdu (data, godzina) zaakceptowany przez osobę delegowaną,
– „O-DM Wyjazd zagraniczny – oświadczenie o posiłkach”,
– wszelkie rachunki i faktury dotyczące delegacji – opisane i podpisane (rachunki za konsumpcję nie są rozliczane – na utrzymanie podczas wyjazdu dostają Państwo diety, których wielkość zależy od kraju docelowego delegacji),
– krótkie sprawozdanie merytoryczne zaakceptowane przez przełożonego. - W przypadku rozliczania zaliczki dewizowej zostanie do Państwa przesłany druk rozliczenia walutowego (po wyliczeniu przez pracownika DSM), który powinien zostać podpisany/zaakcpetowany i zwrócony do DSM.
Użytkownicy iOS mogą mieć problem z uzupełnieniem odpowiednich plików w systemie EZD. W takiej sytuacji najlepiej ściągnąć odpowiednie pliki z sekcji załączników na naszej stronie i po uzupełnieniu załączyć do koszulki w systemie EZD.Najlepszą formą przekazania rozliczenia jest załączenie wszystkich dokumentów w kopii koszulki, którą otrzymają Państwo od DSM.Przesyłane pliki powinny mieć uzupełnione metadane (proszę nie uzupełniać „rodzaju dokumentu” w „atrybutach”!) i być zaakceptowane przez osobę delegowaną!- UWAGI KOŃCOWE:
- RYCZAŁT NA NOCLEG to 25% kwoty limitu na nocleg podanego w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej,
- wniosek o użycie samochodu prywatnego powinien być złożony również w przypadku tzw. wyjazdów bezkosztowych,
- po powrocie będą Państwo mieli możliwość zwiększenia kwoty przekazanej na wyjazd na wniosku wyjazdowym, o ile będą dostępne do tego środki i uzyskają Państwo zgodę dysponenta środków,
- prosimy nie załączać faktur z odroczonym terminem płatności (nieopłacone), które powinny być opłacone przez Dział Finansowo-Księgowy. Takie dokumenty należy załączyć do osobnej koszulki wg procedur udostępnionych prze DF-K,
- daty delegacji podane na wniosku nie będą mogły być zmienione po powrocie – o wszelkich zmianach należy natychmiast informować DSM,
- wnioski należy składać najpóźniej 14 dni przed wyjazdem,
- dokumenty po powrocie należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji – dopuszcza się późniejszy termin w przypadku poinformowania o tym DSM.
- Dokumenty konieczne do przekazania do DSM po powrocie: