Zasady realizacji wyjazdów dydaktycznych w programie Erasmus+ KA131

8. Pracownicy dydaktyczni zatrudnieni w jednostkach centralnych (np. ACKJ, UCE) są kwalifikowani centralnie przez DSM.
9. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STA wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 02-20/01/2026 (do godz. 15:00). Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie 01-15/10/2026 (do godz. 15:00).
10. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
11. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
12. Pracownik może zrealizować jeden wyjazd STA w ramach projektu KA131-2025, chyba że po realizacji wszystkich wyjazdów z listy rezerwowej zostaną wolne środki do wykorzystania.
13. Pracownicy zgłaszają się do kwalifikacji w ramach umowy międzyinstytucjonalnej w ramach dyscypliny badawczej, którą reprezentują. Pracownicy, którzy reprezentują więcej niż jedną dyscyplinę mają prawo do aplikowania w ramach każdej z nich.
14. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję na poziomie wydziału składającą się z minimum trzech (gdy liczba koordynatorów na wydziale nie przekracza dwóch) albo z minimum pięciu osób (gdy koordynatorów na wydziale jest trzech lub więcej), w tym wszystkich koordynatorów ds. wymiany międzynarodowej powołanych dla dyscyplin prowadzonych przez dany wydział, prodziekana/nów ds. studenckich/dziekana danego wydziału, a w przypadku braku wymaganej liczby członków komisji również dyrektorów/zastępców dyrektorów wszystkich/wybranych instytutów powiązanych z danym wydziałem lub innych pracowników wyznaczonych przez tych dyrektorów/zastępców.
15. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
16. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Nauczania (Mobility Agreement – Staff Mobility for Teaching; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym według poniższej skali punktowej:
    • cele nauczania jasno i dokładnie sformułowane* – 0-1 pkt,
    • wskazanie wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji)* – 0-1 pkt,
    • wskazanie wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście internacjonalizacji)*– 0-1 pkt,
    • forma zajęć – zajęcia obejmują zagadnienia teoretyczne – 0-1 pkt,
    • forma zajęć – zajęcia przewidują aktywność/praktyczne wymiary do zrealizowania dla studentów – 0-1 pkt,
    • wykazanie co najmniej 1 tematu zajęć z krótkim opisem – 0-1 pkt,
    • wykazanie drugiego tematu zajęć z krótkim opisem – 0-1 pkt,
    • wykazanie trzeciego i kolejnego tematu zajęć z krótkim opisem – 0-1 pkt,
    • opis wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych jakie powstaną lub będą wzmocnione u studenta dzięki uczestnictwu w zajęciach – 0-1 pkt,
    • wykazanie oczekiwanych rezultatów (co i w jaki sposób uczestnik będzie wdrażał po powrocie) – 0-1 pkt..

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 5 punktów łącznie będą odrzucane.

17. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmieniona po zakończeniu kwalifikacji.
18. Zgłoszenia błędnie złożone (np. wybór języka mobilności niezgodnego z umową inter-instytucjonalną z daną uczelnią zagraniczną, błędny kod ISCED lub wydział) nie podlegają ocenie.
19. Nie dopuszcza się składania zgłoszeń o merytorycznie identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME przez dwóch/kilku pracowników, a także zgłoszeń tego samego pracownika składanych w latach poprzednich (nawet jeśli wyjazd nie został zrealizowany). Zgłoszenia raz ocenione przez komisję nie podlegają ponownej ocenie.
20. W wyniku kwalifikacji tworzony jest protokół zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób. Przewodniczący komisji kwalifikacyjnej przesyła do DSM protokół wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA,
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 17/02/2026 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 04/11/2026 dla kwalifikacji dodatkowej.

21. Za termin przyjęcia prawidłowo złożonego protokołu przyjmuje się dzień wpłynięcia potwierdzeń e-mail całego składu komisji.
22. DSM, w terminie 5 dni roboczych od otrzymania protokołu, weryfikuje poprawność protokołu i zgodność treści MA z zasadami określonymi w Przewodniku po programie Erasmus+ oraz wytycznymi FRSE i przyjmuje protokół lub odsyła protokół przewodniczącemu komisji na wydziale do korekty.
23. Protokoły, które zgodnie z punktem 22 zostały odesłane do korekty uznaje się za przyjęte w dniu dostarczenia wersji pierwotnej, jeśli zostaną skorygowane w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania informacji z DSM o nieprawidłowościach.
24. W wyniku kwalifikacji podstawowej powstaje lista podstawowa i rezerwowa. Na liście podstawowej automatycznie znajdą się osoby zakwalifikowane, które w ciągu dwóch poprzednich lat akademickich (nie licząc roku akademickiego, w którym jest składany wniosek) nie zrealizowały wyjazdu STA w projektach KA131.
    W kwalifikacji dodatkowej wszystkie zakwalifikowane osoby znajdą się na liście rezerwowej.
25. W ramach listy podstawowej stypendia są przyznawane w kolejności dostarczania (załączania w aplikacji DreamApply oraz mailowego poinformowania osoby kontaktowej w DSM) MA podpisanego przez wszystkie trzy strony, deklaracji green travel (jeśli dotyczy) i potwierdzenia planowanych dat pobytu**. Niedostarczenie ww. dokumentów do dnia 01/02/2027 skutkuje przeniesieniem osoby zakwalifikowanej w ramach listy podstawowej na listę rezerwową.
    W ramach listy rezerwowej miejsca na liście do przyznania stypendium z puli rezerwowej są przyznawane w kolejności dostarczania (załączania w aplikacji DreamApply oraz mailowego poinformowania osoby kontaktowej w DSM) MA podpisanego przez wszystkie trzy strony, deklaracji green travel (jeśli dotyczy) i potwierdzenia planowanych dat pobytu.
    MA nie może być podpisane przez koordynatora US i załączone w DA z datą wcześniejszą niż ogłoszenie wyników kwalifikacji.
    Dokumenty należy dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.
26. Na podstawie przyjętego protokołu DSM przesyła do kandydatów drogą elektroniczną indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
27. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do prorektora ds. organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

* W przypadku wyjazdu STA łączonego z wyjazdem STT należy uwzględnić aspekt szkoleniowy.
** W dokumentach powinna być zachowana jednolitość podpisów, tj. wszystkie podpisy na jednym dokumencie powinny mieć tę samą formę (wszystkie strony podpisują się albo odręcznie, albo podpisami kwalifikowalnymi).