Zasady realizacji wyjazdów doktorantów na studia w programie Erasmus+ KA171

Zasady realizacji wyjazdów studentów/doktorantów Uniwersytetu Szczecińskiego na studia w programie Erasmus+, Akcja Kluczowa 1 – mobilność studentów i pracowników szkół wyższych z krajami trzecimi niestowarzyszonymi z Programem. Projekt 2023-1-PL01-KA171-HED-000121878 (1.08.2023 – 31.07.2026)

I. Kryteria formalne uprawniające do wyjazdu

1. Do wyjazdu na studia w programie Erasmus+ do krajów partnerskich uprawnione są osoby formalnie zarejestrowane w Uniwersytecie Szczecińskim jako doktoranci w Szkole Doktorskiej US, które pomyślnie przeszły proces rekrutacji i zostały zakwalifikowane do wyjazdu.
2. W momencie wyjazdu osoba zakwalifikowana do wyjazdu na studia powinna mieć ukończony co najmniej pierwszy semestr studiów III stopnia/doktoranckich.
3. Wyjazd na studia w ramach projektu nr 2023-1-PL01-KA171-HED-000121878 może być zrealizowany do poniższych uczelni partnerskich:
   –Albania: European University of Tirana, Barleti University;
   – Chiny: Guangdong University of Foreign Studies, Ningbo University, China University of Geosciences;
   – Czarnogóra: University of Montenegro;
   – Gruzja: Grigol Robakidze University, Caucasus University, Shota Rustaveli State University;
   – Kanada: Concordia University of Edmonton.

4. Wyjazd na studia może być zrealizowany tylko w ramach umowy z uczelnią partnerską, która przewiduje mobilność studentów „wyjazd na studia” w dyscyplinie, w której kształci się student/doktorant.
5. Okres studiów w uczelni partnerskiej trwa 1 semestr i może być zrealizowany najpóźniej do 15.07.2026 r.
6. Uczestnicy mobilności powinni mieć zagwarantowane uznanie okresu studiów zrealizowanych w uczelni partnerskiej za równoważne z okresem studiów w Uniwersytecie Szczecińskim. W tym celu stosuje się skalę określoną przez uczelnie w Projekcie nr 2023-1-PL01-KA171-HED-000121878
7. Wyjazd na studia w programie Erasmus+ można zrealizować wielokrotnie w całkowitym okresie studiowania, przy czym maksymalny łączny okres pobytu na stypendiach wynosi 12 miesięcy na studiach III stopnia/doktoranckich. W każdym przypadku od maksymalnego łącznego okresu stypendialnego zostanie odjęty okres, przez który student/doktorant przebywał w przeszłości jako stypendysta w programie Erasmus+ lub Erasmus Mundus na studiach lub praktyce (ze stypendium lub bez).
8. Realizacja wyjazdu musi nastąpić zgodnie z zasadami określonymi w przewodniku po programie Erasmus+ Programme Guide (https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/programme-guide_en ) oraz z wytycznymi Narodowej Agencji programu w Polsce – Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji, w tym szczegółowym przewodniku po programie.
   II. Aspekty finansowe
9. Uczestnicy wymiany wyjeżdżający na studia do uczelni partnerskich otrzymują dofinansowanie w postaci grantu, którego miesięczna stawka wynosi 700 Euro miesięcznie oraz dodatkową kwotę stypendium na pokrycie kosztów podróży, która obliczana jest na podstawie odległości rzeczywistej przy pomocy kalkulatora odległości dostępnego na stronach Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
   

   Odległość	Wysokość dofinansowania	Podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu
   10 – 99 km:	23 EUR	x
   100 – 499 km:	180 EUR	210 EUR
   500 -1999 km	275 EUR	320 EUR
   2000 – 2999 km:	360 EUR	410 EUR
   3000 – 3999 km	530 EUR	610 EUR
   4000 – 7999 km	820 EUR	x
   8000 km lub więcej	1500 EUR	x

10. Studenci/doktoranci, którzy wybiorą podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu, w stosownych przypadkach otrzymają do 4 dni dodatkowego wsparcia indywidualnego na pokrycie kosztów podróży w obie strony.
11. Zrównoważony środek transportu (podróż z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu) definiuje się jako podróż, podczas której przez większą część podróży wykorzystuje się niskoemisyjne środki transportu, takie jak autobus, pociąg lub car-pooling.
12. Dodatkowe dofinansowanie związane z podróżą z wykorzystaniem ekologicznych środków transportu przyznawane jest na podstawie deklaracji studenta/doktoranta we wniosku aplikacyjnym i weryfikowane jest na podstawie dokumentów poświadczających wykorzystanie ekologicznych środków transportu, np. bilet, potwierdzenie z aplikacji car-poolingowej. Szczegółowe zasady rozliczania green travel uregulowane są osobnymi zasadami.
13. Okres dofinansowania określa umowa stypendialna dotycząca wyjazdu, przy czym minimalnym okresem finansowania i pobytu jest 60 dni, a maksymalnym okresem dofinansowania i pobytu jest 150 dni. W przypadku niepełnych miesięcy, kwota dofinansowania zostanie obliczona poprzez pomnożenie liczby dni w niepełnym miesiącu przez 1/30 tej kwoty).
14. Otrzymany grant stanowi dofinansowanie, którego celem jest wyrównanie różnicy pomiędzy kosztami utrzymania w kraju a kosztami utrzymania w kraju uczelni przyjmującej. Grant nie zakłada pokrycia pełnych kosztów związanych z pobytem za granicą.
    III. Kwalifikacja
15. Podstawowym kryterium kwalifikacji jest umotywowanie wyjazdu stypendialnego w kontekście pisanej rozprawy doktorskiej i prowadzonych badań. Ponadto należy udokumentować znajomość języka obcego co najmniej na poziomie B2, który będzie językiem wykładowym / roboczym.
16. Dodatkowo studenci/doktoranci mogą otrzymać 0,5 punktu za szczególne osiągnięcia, działalność na rzecz uczelni, etc. Koordynator przeprowadzający kwalifikację przyznaje 0,5 punktu na podstawie dokumentów załączonych do wniosku aplikacyjnego przez studenta/doktoranta, zgodnie z załączonym protokołem.
17. W celu weryfikacji znajomości języka obcego, osoby posiadające certyfikat językowy poświadczający kompetencje językowe co najmniej na poziomie B2 według Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) powinny załączyć go do wniosku aplikacyjnego. Weryfikacja nie dotyczy absolwentów filologii języków obcych, o ile jest to język wykładowy w uczelni partnerskiej.
18. Znajomość języka obcego na wymaganym poziomie oraz akceptacja i przydzielenie opiekuna naukowego są warunkami koniecznymi do zakwalifikowania się do wyjazdu na studia. Natomiast ocena merytoryczna wniosku aplikacyjnego jest kryterium rankingującym decydującym o przyznaniu stypendium.
19. W przypadku niewystarczających środków na sfinansowanie wszystkich stypendiów pierwszeństwo przed studentami/doktorantami pochodzącymi z kraju, w którym znajduje się uczelnia goszcząca, mają studenci/doktoranci nie pochodzący z tego kraju.
20. Mobilność studenta/doktoranta pochodzącego z kraju, w którym położona jest uczelnia goszcząca, powinna zachować charakter międzynarodowy, a językiem studiów powinien być język inny niż ojczysty studenta/doktoranta.
21. Pierwsza kwalifikacja na semestr zimowy roku akademickiego 2024/2025 odbywa się w okresie 01 marca – 02 kwietnia 2024 r. Informacja o terminach i kryteriach kwalifikacji powinna zostać ogłoszona i być ogólnie dostępna dla potencjalnych kandydatów na wyjazdy.
22. W przypadku niewykorzystania wszystkich środków w pierwszej kwalifikacji, koordynatorzy przeprowadzają kolejne kwalifikacje (do wyczerpania środków) w okresie 07 października – 17 listopada 2024 r. (semestr letni 2024/25), 01 marca – 06 kwietnia 2025 r. (semestr zimowy 2025/2026), 05 maja – 05 czerwca 2025 r. (semestr zimowy 2025/2026) i 13 października – 16 listopada 2025 r. (semestr letni 2025/2026).
23. Kandydaci składają formularz aplikacyjny online w j. angielskim wraz z wymaganymi załącznikami.
24. Decyzję o zakwalifikowaniu podejmuje komisja kwalifikacyjna w Szkole Doktorskiej. Protokół z posiedzenia komisji wraz z listą rankingową osób zakwalifikowanych jest dostarczany do Działu Spraw Międzynarodowych najpóźniej 7 dni roboczych po zakończeniu kwalifikacji.
25. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, w pierwszej kolejności do Dyrektora Szkoły Doktorskiej US. W terminie 5 dni roboczych od otrzymania decyzji Dyrektora Szkoły Doktorskiej US, przysługuje odwołanie do Prorektora właściwego ds. Współpracy Międzynarodowej, którego postanowienie jest ostateczne.
26. Osoby, które pomyślnie przeszły kwalifikację wydziałową, a nie posiadają odpowiedniego certyfikatu poświadczającego znajomość języka obcego, mogą przystąpić do testu poziomującego w trybie określonym przez Dział Spraw Międzynarodowych.
27. Dział Spraw Międzynarodowych w ciągu 14 dni od zakończenia kwalifikacji przekazuje dokumenty zakwalifikowanych studentów/doktorantów uczelniom partnerskim.
28. Uczelnie partnerskie w ciągu 14 dni weryfikują przesłane przez DSM kandydatury oraz przydzielają opiekunów naukowych w ramach limitu mobilności określonego w budżecie projektu.
    IV. Podpisanie umowy stypendialnej Erasmus+
29. Osoba zakwalifikowana na wyjazd staje się formalnie uczestnikiem programu Erasmus+ w momencie podpisania umowy stypendialnej, która stanowi podstawę do wypłacenia stypendium. W umowie wyszczególniona jest stawka i całkowita kwota otrzymanego stypendium, nr rachunku bankowego, na który ma zostać ono przekazane, termin pobytu (okres finansowania) oraz zobowiązania stron umowy. Umowa stypendialna jest podpisywana jest przez studenta/doktoranta oraz przedstawiciela Uniwersytetu Szczecińskiego.
30. Warunkiem podpisania umowy stypendialnej jest dostarczenie przez studenta/doktoranta następujących dokumentów:
    – Learning Agreement for Studies (Porozumienie o Programie Studiów) zatwierdzonego przez właściwego koordynatora ds. wymiany międzynarodowej;
    – zgoda na wyjazd Dyrektora Szkoły Doktorskiej US i promotora;
    – dokumenty poświadczające wymagany zakres ubezpieczenia.
31. Studenci/doktoranci zarejestrowani na kilku kierunkach zobowiązani są do uregulowania kwestii swojej nieobecności na zajęciach dotyczących także pozostałych kierunków, np. indywidualna organizacja studiów, urlop dziekański.
    V. Zmiana Porozumienia o Programie Studiów w czasie pobytu stypendialnego
32. W sytuacji, kiedy Porozumienie o Programie Studiów nie może zostać zrealizowane w pierwotnym kształcie z różnych przyczyn niezależnych od studenta/doktoranta, można dokonać zmian w Porozumieniu, polegających na zamianie przedmiotów, ich odrzuceniu lub dodaniu.
33. Zmiany mogą być wprowadzone pod warunkiem uzyskania zgody macierzystej Szkoły Doktorskiej w terminie 1 miesiąca od rozpoczęcia zajęć w uczelni partnerskiej. Zgoda wyrażona jest poprzez zatwierdzenie części Porozumienia „DURING THE MOBILITY”. Brak zgody lub nie wystąpienie o zgodę i uzyskanie zaliczeń z przedmiotów innych niż te w zatwierdzonym może być uznany za niedotrzymanie warunków umowy i prowadzić w konsekwencji do konieczności zwrotu grantu oraz nieuznania zrealizowanych, ale niezaakceptowanych uprzednio przedmiotów.
34. W celu wprowadzenia zmian w Porozumieniu o Programie Studiów student/doktorant powinien: wypełnić część Porozumienia „DURING THE MOBILITY”, podpisać i uzyskać potwierdzenie koordynatorów uczelni partnerskiej, a następnie załączyć dokument w systemie aplikacyjnym, w celu zatwierdzenia przez właściwego koordynatora. Koordynator zatwierdza zmiany podpisem i załącza odpowiedni dokument w w/w systemie.
    VI. Rozliczenie ze stypendium
35. W ciągu dwóch tygodni od daty kończącej okres stypendialny student/doktorant ma obowiązek przedłożyć następujące dokumenty w Dziale Spraw Międzynarodowych:
    – Oryginał Porozumienia o Programie Studiów, zatwierdzonego przez macierzysty wydział/Szkołę Doktorską i uczelnię przyjmującą,
    – Oryginał części Porozumienia „DURING THE MOBILITY” zatwierdzonego przez macierzysty wydział i uczelnię przyjmującą – jeżeli dotyczy,
    Oryginał części Porozumienia o Programie Studiów „Section to be completed AFTER THE MOBILITY” zatwierdzonego przez uczelnię przyjmującą.
36. Student/doktorant ma obowiązek wypełnienia ankiety on-line dotyczącej pobytu na stypendium.
37. Student/doktorant powracający z pobytu na stypendium zobowiązany jest do nawiązania kontaktu z koordynatorami macierzystego wydziału/Szkoły Doktorskiej i rozliczenia/ zaliczenia pobytu na US.
38. Uznanie studentom/doktorantom okresu pobytu za granicą za równoważny z pobytem w uczelni macierzystej następuje zgodnie z Regulaminem Studiów US/Regulaminem Szkoły Doktorskiej US. Właściwy koordynator uzupełnia Tabelę E Porozumienia o Programie Studiów „AFTER THE MOBILITY” i przesyła w oryginale do Działu Spraw Międzynarodowych.

na prośbę oryginały zatwierdzonych dokumentów
udostępniane są przez Dział Spraw Międzynarodowych US