Menu

Zagraniczne wyjazdy służbowe

Procedury wyjazdowe obowiązujące wszystkich pracowników US oraz osoby niebędące pracownikami

UWAGA: Prosimy o niezwłoczne poinformowanie Działu Spraw Międzynarodowych w przypadku ANULOWANIA delegacji.

  • Przed wyjazdem

    1. Tworzymy nową koszulkę w systemie EZD.
    2. Nadajemy jej nazwę wg formatu: Nazwisko Imię / Kraj (Miasto) / data.
    3. Załączamy wypełniony i zaakceptowany przez delegowanego wniosek wyjazdowy.
    4. Przesyłamy koszulkę do DSM, gdzie zostanie zarejestrowana i odesłana na Państwa konto.

    5. W kolejnym etapie przesyłają Państwo koszulkę do:

      • akceptacji przełożonego,
      • akceptacji dysponenta środków (jeśli inny niż przełożony),
      • opinii Działu Projektów (jeśli dotyczy),
      • opinii Działu Nauki i Projektów Naukowych (jeśli dotyczy),
      • potwierdzenia środków w Dziale Finansowo-Księgowym (jeśli dotyczy).
    6. Zaakceptowany przez odpowiednie osoby wniosek przesyłamy do DSM.
    7. DSM przygotowuje plik delegacji, wszelkie zaliczki, o które Państwo wystąpią i komplet dokumentów przekazuje do decyzji Prorektor ds. Organizacji. 
    8. Po otrzymaniu akceptacji kopia koszulki zostanie przesłana do osoby delegowanej.

  • Po powrocie

    1. W ciągu 14 dni od powrotu do otrzymanej kopii koszulki należy załączyć:
      – „D-FK Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) – wzór bez danych” z wpisaną trasą przejazdu (data, godzina), prosimy nie uzupełniać kolumny kosztów. Koszty zostaną wpisane przez pracownika DSM na podstawie przesłanych dokumentów.
      – „O-DM Wyjazd zagraniczny – oświadczenie o posiłkach”,
      – wszelkie rachunki i faktury dotyczące delegacji – nazwy plików powinny pozwalać jednoznacznie ustalić jakiego kosztu dotyczą. Prosimy nie załączać plików, których nazwa to losowy ciąg cyfr i liter. (rachunki za konsumpcję nie są rozliczane – na utrzymanie podczas wyjazdu dostają Państwo diety, których wielkość zależy od kraju docelowego delegacji),
      – krótkie sprawozdanie merytoryczne zaakceptowane przez przełożonego.
    2. W przypadku rozliczania zaliczki dewizowej zostanie do Państwa przesłany druk rozliczenia walutowego (po wyliczeniu przez pracownika DSM), który powinien zostać zaakceptowany i zwrócony do DSM.
    Użytkownicy iOS mogą mieć problem z uzupełnieniem odpowiednich plików w systemie EZD. W takiej sytuacji najlepiej ściągnąć odpowiednie pliki z sekcji załączników na naszej stronie i po uzupełnieniu załączyć do koszulki w systemie EZD.