Menu

Zagraniczne wyjazdy służbowe

Procedury wyjazdowe obowiązujące wszystkich pracowników US oraz osoby niebędące pracownikami

UWAGA: Prosimy o niezwłoczne poinformowanie Działu Spraw Międzynarodowych w przypadku ANULOWANIA delegacji.

  • Przed wyjazdem

    1. Tworzymy nową koszulkę w systemie EZD.
    2. Nadajemy jej nazwę wg formatu: Nazwisko Imię / Kraj (Miasto) / data.
    3. Załączamy wypełniony i zaakceptowany przez delegowanego wniosek wyjazdowy.
    4. Przesyłamy koszulkę do DSM, gdzie zostanie zarejestrowana i odesłana na Państwa konto.

    5. W kolejnym etapie przesyłają Państwo koszulkę do:

      • akceptacji przełożonego,
      • akceptacji dysponenta środków (jeśli inny niż przełożony),
      • opinii Działu Projektów (jeśli dotyczy),
      • opinii Działu Nauki i Projektów Naukowych (jeśli dotyczy),
      • potwierdzenia środków w Dziale Finansowo-Księgowym.
    6. Zaakceptowany przez odpowiednie osoby wniosek przesyłamy do DSM.
    7. DSM przygotowuje plik delegacji, wszelkie zaliczki, o które Państwo wystąpią i komplet dokumentów przekazuje do decyzji Prorektor ds. Organizacji. 
    8. Po otrzymaniu akceptacji kopia koszulki zostanie przesłana do osoby delegowanej.

  • Po powrocie

    Prosimy nie uzupełniać części kosztowej Polecenia Wyjazdu Służbowego (tzw. delegacji)!
    Dokumenty finansowe powinny być wystawione na dane Uniwersytetu Szczecińskiego (jeżeli jest taka możliwość) i być opisane. Opis powinien być załączony jako osobny plik i zaakceptowany przez osobę delegowaną. W przypadku dokumentów nieposiadających danych US i opłaconych elektronicznie konieczne jest dołączenie potwierdzenie transakcji bankowej.
    1. Dokumenty konieczne do przekazania do DSM po powrocie:
      – „D-FK Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego (delegacji) – wzór bez danych” z wpisaną trasą przejazdu (data, godzina) zaakceptowany przez osobę delegowaną,
      – „O-DM Wyjazd zagraniczny – oświadczenie o posiłkach”,
      – wszelkie rachunki i faktury dotyczące delegacji – opisane i podpisane (rachunki za konsumpcję nie są rozliczane – na utrzymanie podczas wyjazdu dostają Państwo diety, których wielkość zależy od kraju docelowego delegacji),
      – krótkie sprawozdanie merytoryczne zaakceptowane przez przełożonego.
    2. W przypadku rozliczania zaliczki dewizowej zostanie do Państwa przesłany druk rozliczenia walutowego (po wyliczeniu przez pracownika DSM), który powinien zostać podpisany/zaakcpetowany i zwrócony do DSM.
    Użytkownicy iOS mogą mieć problem z uzupełnieniem odpowiednich plików w systemie EZD. W takiej sytuacji najlepiej ściągnąć odpowiednie pliki z sekcji załączników na naszej stronie i po uzupełnieniu załączyć do koszulki w systemie EZD.
    Najlepszą formą przekazania rozliczenia jest załączenie wszystkich dokumentów w kopii koszulki, którą otrzymają Państwo od DSM.
    Przesyłane pliki powinny mieć uzupełnione metadane (proszę nie uzupełniać „rodzaju dokumentu” w „atrybutach”!) i być zaakceptowane przez osobę delegowaną!
    • UWAGI KOŃCOWE:
    • RYCZAŁT NA NOCLEG to 25% kwoty limitu na nocleg podanego w Rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej,
    • wniosek o użycie samochodu prywatnego powinien być złożony również w przypadku tzw. wyjazdów bezkosztowych,
    • po powrocie będą Państwo mieli możliwość zwiększenia kwoty przekazanej na wyjazd na wniosku wyjazdowym, o ile będą dostępne do tego środki i uzyskają Państwo zgodę dysponenta środków,
    • prosimy nie załączać faktur z odroczonym terminem płatności (nieopłacone), które powinny być opłacone przez Dział Finansowo-Księgowy. Takie dokumenty należy załączyć do osobnej koszulki wg procedur udostępnionych prze DF-K,
    • daty delegacji podane na wniosku nie będą mogły być zmienione po powrocie – o wszelkich zmianach należy natychmiast informować DSM,
    • wnioski należy składać najpóźniej 14 dni przed wyjazdem,
    • dokumenty po powrocie należy złożyć w ciągu 14 dni od zakończenia delegacji – dopuszcza się późniejszy termin w przypadku poinformowania o tym DSM.