Zasady realizacji wyjazdów szkoleniowych dla pracowników niebędących kadrą dydaktyczną w programie Erasmus+ KA131

8. Limit wyjazdów szkoleniowych STT pracowników jednostek administracyjnych łącznie wynosi 19 wyjazdów.
9. Pracownicy zainteresowani wyjazdami zgłaszają się do kwalifikacji na wyjazdy STT wypełniając formularz aplikacyjny on-line w systemie DreamApply (DA) i przesyłając go w terminach wyznaczonych dla kwalifikacji podstawowej oraz kwalifikacji dodatkowej. Kwalifikacja podstawowa prowadzona jest w terminie 13/02-13/03/2023. Kwalifikacja dodatkowa prowadzona będzie tylko w przypadku wolnych miejsc w terminie: 02-30/10/2023.
10. W zgłoszeniu, o którym mowa punkcie 9 pracownik zobowiązany jest korzystać ze służbowego adresu e-mail.
11. Jeden pracownik może złożyć jedno zgłoszenie w kwalifikacji podstawowej i jedno zgłoszenie w każdej kwalifikacji dodatkowej, przy czym instytucje przyjmujące dla obu wyjazdów muszą być różne.
12. Na szkolenia w formie kursów językowych mogą zgłaszać się pracownicy, którzy w momencie składania zgłoszenia mogą udokumentować fakt formalnego uczenia się danego języka w przeciągu ostatnich 12 miesięcy minimum przez 3 pełne miesiące załączając w DA dokument(y) wystawione przez szkołę językową/zarejestrowaną firmę kształcenia językowego/lektora prowadzącego zarejestrowaną działalność gospodarczą.
13. Na wyjazd do jednej instytucji przyjmującej w celu zrealizowania podobnego celu możliwe jest zakwalifikowanie nie więcej niż 2 pracowników tej samej jednostki.
14. Dział Spraw Międzynarodowych przesyła pracownikom jednostek administracyjnych US drogą elektroniczną informację o możliwości ubiegania się o wyjazdy szkoleniowe STT oraz rozpowszechnia tę informację poprzez strony internetowe DSM, umożliwiając wszystkim uprawnionym pracownikom równy dostęp do informacji.
15. Kwalifikacja prowadzona jest przez komisję składającą się z co najmniej trzech osób, w tym prorektora właściwego ds. współpracy międzynarodowej.
16. W przypadku, gdy oceniany jest formularz zgłoszeniowy pracownika będącego jednocześnie członkiem komisji kwalifikacyjnej, osoba ta opuszcza skład tej komisji na czas oceny jej wniosku, a skład komisji uzupełnia wówczas dodatkowo powołana osoba.
17. Kwalifikacja przeprowadzona jest w oparciu o ocenę merytoryczną Indywidualnego Programu Szkolenia (Mobility Agreement – Staff Mobility for Training; MA), części PROPOSED MOBILITY PROGRAMME, opisanego przez pracownika w formularzu aplikacyjnym oraz pytania dodatkowego opisanego w podpunkcie b), według poniższej skali punktowej:
    • ocena celów szkolenia (cele jasno sformułowane i rzeczywiście szkoleniowe – celem wyjazdu jest zdobycie określonej wiedzy i/lub umiejętności; cel szkoleniowy nie obejmuje działań informacyjno-promocyjnych lub organizacyjnych, np. podpisania umowy lub omówienia warunków współpracy, ogólnie sformułowanej wymiany doświadczeń): 0-3 pkt,
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z obejmowanym stanowiskiem pracy: 0-3 pkt,
    • ocena uzasadnienia dot. związku szkolenia z rozwojem umiejętności prowadzenia zajęć lub/i tworzenia programów studiów (w przypadku pracowników administracji, taki związek nie zostaje wskazany w formularzu aplikacyjnym),
    • ocena wartości dodatkowej dotyczącej mobilności (w kontekście strategii modernizacji i internacjonalizacji zaangażowanych instytucji): niepunktowane, ale wymagane (niewykazanie wartości dodatkowej w kontekście strategii modernizacji lub internacjonalizacji jest równoważne z błędnie złożoną aplikacją),
    • ocena zawartości programu pracy (np. realność wykonania postawionych zadań):
      • treningowy charakter mobilności – brak jednoznacznego wykazania takiego charakteru oznacza przyznanie 0 punktów za cały program i oznacza odrzucenie aplikacji – 0-1 pkt,
      • wskazanie umiejętności i/lub konkretnej wiedzy, która ma być przedmiotem szkolenia – 0-1 pkt,
      • szczegółowe rozpisanie czynności związanych ze szkoleniem (z uwzględnieniem podziału na dni szkoleniowe oraz efektywności wykorzystania czasu) – 0-3 pkt,
      • ocena realności pełnego wykonania przedstawionego programu 0-1 pkt,
    • ocena oczekiwanych rezultatów (możliwość bezpośredniego wykorzystania wyników we własnej pracy: 0-2 pkt, możliwość przeszkolenia innych pracowników lub wdrożenia wyników: 0-1 pkt): 0-3 pkt.

Zgłoszenia, dla których nie będzie możliwe przyznanie minimalnie 1 punktu za ocenę celów szkolenia oraz minimalnie 1 punktu za ocenę związku z obejmowanym stanowiskiem i minimalnie 9 punktów łącznie będą odrzucane.

18. Zgłoszenia błędnie złożone nie podlegają ocenie.
19. Oceniana zawartość merytoryczna MA oraz planowana długość wyjazdu nie mogą zostać zmieniona po zakończeniu kwalifikacji.
20. W sytuacji przyznania identycznej liczby punktów za ocenę jakościową dla dwóch lub kilku zgłoszeń i jeżeli uniemożliwia to rozstrzygnięcie przyznania miejsc na liście rankingowej dla danych pracowników, uwzględnia się dodatkową punktację w wysokości 2 punktów dodanych pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatnich dwóch lat akademickich lub 1 punktu dodanego pracownikowi, który nie zrealizował wyjazdu STT w ciągu ostatniego roku akademickiego. Punktacja doliczana jest przez DSM po dostarczeniu protokołu z kwalifikacji.
    W sytuacji, gdy dodanie dodatkowej punktacji wciąż nie rozstrzyga przyznania miejsc na liście rankingowej, decyduje kolejność nazwisk na protokole.
21. Zgłoszenia o identycznej treści MA: PROPOSED MOBILITY PROGRAMME dotyczące różnych wyjazdów tego samego pracownika (także wyjazdów już zrealizowanych w poprzednich latach) lub złożone przez dwóch/kilku pracowników będą odrzucane.
22. W wyniku kwalifikacji DSM tworzy protokół z kwalifikacji centralnej zawierający wykaz wszystkich kandydatów, którzy przystąpili do kwalifikacji oraz listę rankingową zakwalifikowanych osób wg wymaganego wzoru w formie elektronicznej w dwóch wariantach:
    • plik Excel wygenerowany na podstawie danych z DA
    • w formie e-mail, w którym protokół stanowi część wklejoną do jego treści (nie w załączeniu) z zebranymi wcześniej potwierdzeniami uzyskanymi od całego składu komisji

najpóźniej do 03/04/2023 dla kwalifikacji podstawowej oraz najpóźniej do 20/11/2023 dla kwalifikacji dodatkowej.

23. W przypadku wyjazdów z listy podstawowej, dla wyjazdów w ramach przyznanych limitów środki na realizację wyjazdów STT przyznawane są zgodnie z kolejnością listy rankingowej (z uwzględnieniem punktacji dodatkowej) oraz w ramach puli miejsc objętych limitem.
24. Środki w ramach rezerwy przyznawane są zgodnie z kolejnością dostarczenia do DSM kompletu dokumentów (jak w punkcie 38 Zasad), przy czym dokumenty MA oraz potwierdzenie planowanych dat pobytu muszą dodatkowo być dostarczone do DSM w wersji oryginalnej.* Komplet dokumentów można dostarczyć do DSM nie wcześniej niż w dniu otrzymania informacji o zakwalifikowaniu na wyjazd.
25. Na podstawie przyjętego protokołu DSM (osoba kontaktowa dla wyjazdów STT) przesyła do kandydatów (drogą mailową lub/i poprzez system DA) indywidualne informacje o wynikach kwalifikacji oraz dalszym postępowaniu w związku z wyjazdem, w tym o obowiązku zawarcia indywidualnej umowy stypendialnej.
26. Kandydatowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji Komisji w terminie 5 dni roboczych od ogłoszenia wyniku kwalifikacji, do Prorektora ds. Organizacji, którego postanowienie jest ostateczne.

* Wersją oryginalną nie jest skan dokumentu. Dokument musi być podpisany oryginalnie długopisem lub elektroniczne. Jeśli dokument ma być podpisany elektronicznie to podpis musi być kwalifikowalny oraz możliwy do weryfikacji przez DSM. Informacje nt. podpisów kwalifikowalnych: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075\